Connexion internet pour événements : les 5 conseils et recommandations

Vous préparez un événement connecté ? Alors vous êtes sur le bon article ! Voici nos 5 conseils pour votre connexion internet temporaire. Ces recommandations sont issues de notre expertise en tant que spécialiste de fournisseur d’internet provisoire sur l’événementiel.

Connexion internet pour événements : le top 5 des conseils pour votre connexion internet temporaire !

1        Repérage du lieu, les possibilités offertes et difficultés

2        L’étude des usages, des besoins

3        Les objectifs et temps forts de l’événement, l’étude contextuelle

4        Les attentes d’exploitation avec astreinte technique

5        L’évaluation et gestion des risques et contraintes

 

1 Repérage du lieu, les possibilités offertes et contraintes

Nos conseils pour votre connexion internet temporaire commence par l’étude du lieu dans lequel l’événement est prévu. Cela signifie non seulement l’adresse précise pour une étude télécoms des couvertures réseaux disponibles, mais aussi par l’étude du ou des plans d’implantation fournis par le client, le lieu ou l’organisateur.

Vous avez choisi un lieu classique habitué à recevoir des manifestations publiques qu’il s’agisse de salons, forum, conférence…? Le site et ses espaces dédiés possèdent probablement une arrivée réseau, un lien télécom WAN et une distribution d’un wifi à vous proposer. Cependant, ce réseau est-il sécurisé ? Est-il personnalisable avec un SSID (Nom de Réseau) et mot de passe souhaité par le client ? Est-il encore possible de gérer ce réseau pour créer des sous-réseau, VLAN dédié à chaque usage technique ou/et prestataire intervenant sans menacer les autres ?  Les niveaux de débits proposés sur le lieu sont-ils suffisants pour tous les usages prévus, prestataires, participants, régie audio-vidéo, streaming etc…En fonction du nombre de PAX ou participants, le WiFi en place est-il bien dimensionné tant sur la gestion du DHCP (passerelle qui attribue les adresses IP aux connections) que sur la diffusion radio WiFi avec des canaux de fréquences assez libres et des technologies de modulation récente ? La couverture dans les espaces est-elle suffisante avec une bonne qualité de puissance du signal dans tous les espaces cibles ? Localisation sur le plan du site des différents espaces de production plénière, ateliers, régies, accès etc…  Un échange et contact avec l’IT du lieu sera nécessaire pour sécuriser le lien WAN éventuellement et le brassage de ports idéalement.

Qu’en est-il si vous préférez un lieu atypique pour une expérience unique, un site isolé en zone blanche de couverture sans électricité ni réseau ? Heureusement, il existe différentes solutions pour amener de l’internet, quel que soit le lieu de votre événement, et Peeble est là pou vous aider.

 

2  L’études des usages, des besoins

Le deuxième des conseils pour votre connexion internet temporaire s’intéresse à la vitesse et la fréquence avec lesquelles s’enchainent les événements font que le brief, cahier des charges ou autres descriptifs sont assez succins généralement.  Il est cependant critique de lister avec le client l’ensemble des applicatifs, des animations et des prestataires techniques prévus sur le lieu. En effet, chacun va avoir besoin d’un réseau dédié, sécurisé avec une bande passante prévisionnelle qui permettra d’allouer les bonnes ressources réseaux, le bon matériel et la bonne desserte physique en switch, câble RJ45 ou fibre optique locale.

Il est tout aussi important de localiser ces animations une à une, dans les espaces et salle de sous-commissions du plan d’implantation, de mesurer les distances, les voies d’accès techniques ou publiques, les contraintes électriques, les accroches sol, murales ou plafonds, les espaces disponibles pour poser les équipements d’exploitations, les flightcases.

Ce travail permet de lister les métiers, les usages et donc attentes, le type de livraison physique du réseau, bandes passantes nécessaires, les contraintes de latence, de risques, les VLAN a monter avec les sécurités d’accès et donc d’établir une architecture globale et de dimensionner le réseau à déployer le jour J.

La bonne gestion des usages repose souvent sur un échange de validation technique avec le prestataire. Cela permet de requalifier les besoins, mais aussi de valider les protocoles nécessaires à assurer, de valider le support de distribution Ethernet filaire, le nombre de ports, du WiFi, sur quel canal, et et de gérer les risques en amont lors du calage technique puis filage de l’événement.

Chaque événement a son format, sa maquette, ses prestataires avec ses méthodes, il est unique même si les besoins et attentes en connexion internet sont connus pas nos équipes et bureau d’étude pour validation avec les prestataires et le client. Selon ces usages, ces contraintes et risques, il convient de projeter par calcul le besoin global de bande passante et ainsi de valider le type de collecte, de raccordement nécessaire sur l’opération.

Parmi les usages, on trouve régulièrement les besoins classiques en bureautique, mails, applicatifs cloud, les échanges de fichiers de contenus photos, vidéo, les diffusions temps réel de vidéo en streaming, de l’interactivité avec les régies plateforme de votes, de Q&A, d’engagement d’audience, les engagements attendus des participants à partager leur expérience sur les réseaux sociaux.

De facto, si ce type d’usage est prévu, il entraine des contraintes sur les réseaux IP & radio WiFi. Il faudra aussi calculer selon le nombre de pax par sessions les connexions simultanées attendues en WiFi et 4G.

 

3  Les objectifs et temps forts de l’événement, l’étude contextuel

La compréhension des enjeux et des objectifs d’un événement par les équipes de productions techniques et prestataires est fondamentale. L’organisateur ou le régisseur général s’assure de briefer ses équipes, mais aussi les prestataires et ses membres. Il est courant de voir des techniciens intervenir sur leur métier et se focaliser sur leurs taches sans pour autant avoir une visibilité sur ce qui se passe autour, de mesurer les contraintes de chacun des intervenants. Pourtant, avec ces informations en tête, son travail et attention peut être mieux utiliser à sécuriser les points clés, à anticiper et gérer les risques et de facto prévoir des plans B.

Si cela peut paraitre surprenant, il est important que le prestataire technique internet wifi événementiel soit clairement informer du planning de l’événement. Cela peut être une évidence pour les contraintes de montage (temps alloué avant une échéance), c’est aussi très important pour anticiper les exigences sur le réseau et l’optimisation des ressources au bon timing pour assurer l’exécution d’un temps fort comme une session de vote du public ou un live streaming le tout avec une ingénieur réseau derrière les manettes pour le monitoring des équipements et du trafic. Cet ou ces ingénieurs en astreinte seront impérativement basés localement sur des applicatifs plus techniques comme des régies de diffusion live ou de l’interactivité et s’assureront avec les différents prestataires de la qualité du réseau distribué.

Sur les temps forts d’usages jugés critique à la réussite de l’événement, il est impératif de prévoir des secours sur les points électriques comme des onduleurs ayant 2-3 heures d’autonomie. Ces onduleurs seront déployés sur le nodal ou la régie centrale, mais aussi sur les liens internet qui desservent les usages critiques. Il faut garder en tête qu’une coupure électrique non prévue entraine une rupture de la disponibilité réseau pendant 5 à 10 minutes, voire beaucoup plus si la configuration réseau saute, ce qui n’est pas impossible.

Par ailleurs, il faut sauvegarder la configuration réseau en secours pour prévoir cet événement et restaurer la configuration au plus vite. Une passerelle de secours avec la même configuration peut être prévue sur les très gros événements.

 

4 Les attentes d’exploitation avec Astreinte technique

Pendant votre événement, des techniciens sont présents et réactifs pour assurer le meilleur service. Ils pourront surveiller la stabilité du réseau grâce au monitoring et gérer les alertes et problèmes éventuels. Les prestations techniques événementielles s’accompagnent d’un suivi à l’exploitation avant, pendant et après l’événement. Il s’agit d’une prestation d’astreinte technique. Selon le type et le format de l’événement cette astreinte peut être distante sachant que les équipements se prennent en main à distance et s’exploitent depuis toute connexion internet avec des outils cloud.  L’astreinte peut se faire à distance sur une partie de l’événement puis en local impérativement sur les temps forts plus critique impliquant une technicité plus importante ou une réactivité plus forte en cas de problème.

Pour certaines manifestations comme les festivals, des volumes de transactions et d’échanges financiers sont en jeu. L’exploitation s’étend au-delà des horaires standards et pendant les week-end.

Chercher à faire des économies sur certaines opérations peut s’avérer plus couteux en cas de difficulté. Il fait prévoir une astreinte locale avec plusieurs shifts de technicien ou d’ingénieurs afin de couvrir toutes les plages horaires.

L’opération touche à sa fin et l’heure des rapports d’exploitation sonne. Les outils de monitoring réseau permettent aujourd’hui de collecter un grand nombre de données qui sont exploitables sur un plan marketing. Quel niveau de consommation par zones, par usage, par participants ? Quel usage est fait de la connectivité, nombre de connexions… Tous ces éléments vous aideront à analyser la numérisation de votre événement connecté. Ce sont des données essentielles pour affiner votre stratégie de marketing digital et cela est très utile si jamais votre événement monétise l’accès internet pour des exposants, partenaires par exemple.

 

5  L’évaluation et gestion des risques et contraintes

Voici notre dernier 5 conseils pour votre connexion internet temporaire. Nous l’avons vu précédemment, les études du cahier des charges, des besoins et usages, le repérage du site, du lieu, l’étude du plan d’implantation, la grille des besoins par prestataires et la localisation permettent de réaliser une étude sérieuse de l’opération en amont. Ces études permettent de lister les différentes natures de difficultés, de contraintes et de risques pendant l’exploitation. Qu’il s’agisse de lien WAN de raccordement pour obtenir la bande passante nécessaire pour une distribution vers tous, ou de gestion de la sécurité des réseaux distribuer, la grille d’évaluation de risques permet de proposer une solution de back-up, un plan B pour contourner les contraintes ou apporter une alternative permet une continuité de service permanent.

Qu’il s’agisse de transport, de sécurité sanitaire ou de réseaux informatiques, le risque zéro n’existe pas, il est par contre indispensable de prendre ses dispositions pour limiter l’impact sur l’événement le cas échéant et garantir l’exploitation permanente des sujets critiques à tout moment. Une communication avec le client pour un partage d’information est essentielle pour prendre des décisions en commun en connaissance de cause. Il est extrêmement rare de ne pas trouver de solution de nos jours avec toutes les options technologiques qui s’offrent à nous, à condition de provisionner les équipements et matériels nécessaires avant l’opération.

Avec ces 5 conseils pour votre connexion internet temporaire, vous êtes prêts à connecter votre événement internet. mais peut-être vous manque-t-il les bases techniques ? Vous pouvez consulter notre article : Réseau internet sur un événement : les bases techniques.

 En complément, il vous est ici présenter des informations sur les technologies télécoms exploitable en événementiel.

Les liens WAN : Comment connecter votre manifestation ?

Les étapes à la préparation et réalisation d’un événement connecté

·       La fibre optique temporaire

En milieu urbain il est rare de ne pas trouver de lien fibre disponible sur un lieu. En cas d’absence de lien il est toujours possible de monter un lien fibre optique à proximité ou sur le lieu de votre manifestation. Les liens activables sont de type FTTH ou FTTO. Le FTTH est une fibre de qualité résidentielle, sans garantie de service et dont le débit peut varier. Le lien FTTO sont des liens professionnels de 1 à 10Gbps redondés on parle de double adduction. Ils offrent la garantie maximale, mais sont très couteux pour une durée assez courte. Beaucoup d’événements ont des enjeux importants qui justifient un tel investissement.

En monde rural, toutes les communes ne sont pas reliées à la fibre. Si vous comptez réaliser un événement dans un village perdu dans la campagne, il est peu probable que vous puissiez utiliser cette solution. Et si votre idée est de réaliser un événement original dans un lieu en pleine nature, loin de toute construction humaine : cette solution est peu probable.

·       Utiliser la 4G ou 5G comme collecte télécom radio pour un événement

Cela fait près de 10 ans que la 4G est utilisée en lien de raccordement internet. Il s’agit de s’appuyer sur les antennes ou stations de base 4G ou 5G existantes. Cette solution agile permet de se raccorder à internet très rapidement. La clé est d’étudier les couvertures de différents opérateurs sur une adresse de site donné et d’utiliser les bons équipements de routeur modem professionnels pour chacun et ramener le trafic sur un agrégateur ou un load balanceur afin d’avoir le meilleur débit possible, la plus grande disponibilité réseau et fiabilité à tout moment.

Reste ensuite à gérer le DHCP, la sécurité et la distribution des réseaux soit en filaire Ethernet RJ45 soit en WiFi sur bornes. Les performances à venir de la 5G laissent entrevoir de très belles perspectives pour l’événementiel. A noter que sur des besoins de connectivité standard type bureautique, des solutions de type Open & Up  Multi-opérateurs existent pour un cout optimisé et une agilité maximum sur événements.

·       Connexion satellite : pour les “zones blanches”

Tout comme la 4G ou la 5G, les connexions par satellite sont disponibles de façon immédiate. Il existe plusieurs types de service que nous ne balayerons pas ici, mais selon les couts varient selon les garanties de services engagés. Le grand avantage de cette solution est qu’elle permet l’accès internet absolument partout, là où la fibre optique ou la 4G ne sont pas présentes. Cette solution est donc particulièrement adaptée pour des événements réalisés dans une zone isolée même si les performances restent cependant très modestes 35-50Mbps descendants et 5 à 15Mbps montants avec beaucoup de latence soit +/- 500ms le temps de l’aller-retour a la vitesse de la lumière entre le point sur la terre et le satellite en orbite. La nouvelle génération de service internet par des satellites basse orbite, de type OneWeb ou Starlink offre de superbes performances en latence à 50ms et du très haut débit, cela change la donne. Cependant la couverture reste encore très faible malgré les 12000 satellite en place, mais laisse de belles perspectives d’ici les lancements terminés dans 4-5ans.

·       La mixité Telecom : Le WAN performant

Parfaitement adaptée pour l’événementiel, la gestion d’une utilisation mixte de plusieurs technologies de collecte télécom Fibre, satellite et réseaux 4G ou 5G, le tout sur de multiples opérateurs, permet d’atteindre des niveaux maximums de disponibilité : « unbreakable internet ». Chaque lien, chaque opérateur back-up l’autre, apporte une redondance optimale et contribue à sécuriser l’opération ?

 

À qui dois-je faire appel pour connecter mon événement ?

Malgré nos conseils pour votre connexion internet temporaire, connecté un événement est complexe. Les solutions pour une connexion internet temporaire lors de votre événement connecté ne sont pas si simples à mettre en œuvre. Et comment s’y retrouver quand on est néophyte en la matière ? Votre métier n’est probablement pas d’évaluer les possibilités de connexion internet d’un lieu, de tester la vitesse du débit ou encore d’assurer la stabilité de la connexion. De plus, l’organisation d’un grand événement génère du stress et vous aurez probablement d’autres choses à gérer.

C’est pourquoi il est indispensable de faire appel à un fournisseur de réseau Wifi événementiel comme Peeble Event Solutions. Parmi nos missions nous réalisons, les audits, le conseil, l’assistance à maitrise d’ouvrage (AMO), l’ingénierie, le déploiement, l’exploitation et le démontage d’infrastructures complètes pour vos événements.

Événement sportif majeur, événement itinérant, congrès, forums, conférence, expositions, meeting, festivals, Opération de Relation de Presse, lancement de marque, influenceurs réseaux sociaux, production de contenus d’équipe digitale : nous savons mettre en place une solution Wi-Fi sur l’événementiel et la rendre efficiente en peu de temps.
En déléguant la connexion internet à Peeble, vous restez serein et pouvez concentrer vos ressources humaines et votre temps sur d’autres aspects de la préparation. Peeble assurera un réseau fiable à votre événement prestigieux. Cette solution wifi temporaire est clé en main : on s’occupe de tout. De l’accès internet jusqu’au démontage du matériel, notre équipe professionnelle est avec vous. Nous vous proposerons la solution internet temporaire la plus adaptée et optimisée !