Description du projet

CORPORATE EVENTS INTERACTIVITÉ, VOTES

Events rois dans l’année les conventions, congrès, kick-off sont les rendez-vous incontournables des entreprises et particulièrement des grands groupes.

Ils réunissent un nombre important de participants de l’entreprise et sont l’occasion de présenter les résultats de l’année écoulée et les plans d’actions de l’année à venir.

L’interactivité a fait son entrée il y a quelques années avec la présence toujours plus marquée et incontournable des EventApp ou application évènementielle, telles que Beekast, Klaxoon, eventdrive, spotme, wisembly…

Une convention se doit d’engager l’audience, de solliciter les participants sur des thèmes ou des enjeux de l’entreprise, du corporate sur son identité, ses priorités, ses valeurs…

Les audiences types varient de 500 à plusieurs milliers de personnes et les conventions se déroulent dans des palais des congres, palais des sports, zéniths, auditoriums, instituts, halls de conférences où les infrastructures télécoms sont encore et parfois limitées en débit mais aussi en densité de connexions simultanées, voire de couverture radio et de zones d’ombres sur la surface de l’auditorium.

Les problématiques classiques potentielles:

• Tous les participants se calent sur le réseau WiFi en même temps pour télécharger l’application (en général de taille entre 80 & 120MB) et saturent ainsi la bande passante.
• La couverture WiFi n’est pas homogène et couvre mal le fond de la salle.
• Les points d’accès en place dans la salle ne supportent pas suffisamment de terminaux simultanés et certaines zones de la salle saturent tandis que d’autres sont sous sollicitées.
• Le serveur DHCP de la baie télécom n’a pas suffisamment de performance pour attribuer les adresses IP aux terminaux des sessions de connexions.
• Un portail captif sollicite les serveurs de façon très gourmande.
• Les questions s’enchaînent sans laisser le temps aux votants de se faire à l’application.
• Le temps de vote est de quelques secondes ce qui ne laisse pas le temps aux participants de choisir correctement.
• La bande passante ou débit n’est pas suffisante pour l’audience en simultanée, de la latence se créée et le vote est perdu.
• Les serveurs des EventApp qui reçoivent les votes n’ont pas le temps de les digérer.

Assurer une bonne interactivité en très forte audience > 1000 PAX

Mesures d’usages

Qu’il s’agisse d’app native (à télécharger sur terminal) ou de web app en mode connecté sur le web, il faut communiquer en amont et solliciter le téléchargement de l’app avant l’événement et laisser le temps aux participants de découvrir l’outil. Cela permet bien sûr de cannibaliser la bande passante en dernière minute quelques secondes avant les votes.

Les votes doivent être espacés et chacun des votes doit être marqué par l’animateur par un temps de vote de 15 à 20 secondes.

Mesures techniques

• Assurer un réseau dédié, sécurisé, dissocié de celui de l’audience et diriger vers des url bien définies pour la régie de l’EventApp.
• Un vote https d’une EventApp sollicite de 50 à 100kbps de bande passante. Il faut bien calculer le débit nécessaire pour dimensionner le débit et éviter des saturations.
• Assurer une planification radio du WiFi bien répartie sur tout l’auditorium.
• Utiliser des bornes points d’accès WiFi Haute densité (min 500 connexions par borne) et les dimensionner à 60% de leur charge.
• Assurer une répartition homogène des points d’accès (bornes ou hotspots) et utiliser des bornes avec une répartition dynamique de la charge pour une bonne stabilité des connexions.
• Éviter de répéter le meshing radio entre bornes qui réduit la bande passante.
• Assurer une allocation dynamique des canaux WiFi et ne pas saturer les fréquences.
• Assurer un monitoring permanent des ressources CPU & des serveurs.
• Assurer la traçabilité des logs et des sessions de chaque terminaux.

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