Description du projet
Les 5 critères essentiels pour bien choisir sa salle de réunion
Il n’est pas toujours facile de choisir sa salle de réunion, car cette dernière doit répondre aux critères dont tous les participants auront besoin pendant toute la durée de cette réunion. Il faut donc être attentif et vigilant avant de réserver. Quels sont les 5 critères essentiels pour bien choisir sa salle de réunion ? Explications.
La surface de la salle et sa capacité d’accueil
Le premier critère à prendre en compte avant de louer une salle de réunion c’est sa capacité d’accueil. Il est important de trouver un espace qui pourra recevoir tous les différents prestataires conviés. Pour définir cette capacité d’accueil, il convient de connaître le nombre exact de personnes qui assisteront à la réunion. Louer une grande salle qui peut contenir 100 personnes serait, par exemple, totalement inutile si vous ne comptabilisez que 30 participants. Une salle de réunion parfaite est une salle de réunion ni surdimensionnée ni sous-dimensionnée. Certains sites sont spécialisés dans la location de salle de réunion. Consultez par exemple le site carmin.io
Le lieu géographique de la salle de réunion
La localisation géographique d’une salle de réunion est un élément primordial. Il est important d”opter pour une salle dans un quartier dynamique, surtout si vous êtes à Paris, où dans une grande ville. Le lieu choisi devra refléter le dynamisme économique du quartier ou de la zone d’affaire avec un regroupement de différentes entreprises.
La salle de réunion devra également se situer à proximité de commerces et surtout être accessible en transports soit en commun, soit proche d’une gare, ou encore accessible par l’autoroute.
Optez pour un lieu dynamique, c’est bénéficier un lieu où il est facile de réunir tous les participants. Enfin, le lieu choisi valorisera l’image de l’entreprise.
Les infrastructures connectées et l’accessibilité à internet
Aujourd’hui internet fait intégralement partie de nos vies et prévoir une salle sans pouvoir bénéficier du web, ni infrastructures connectées n’aurait aucun sens.
Avant de choisir une salle de réunion, il convient de s’assurer que celle-ci est parfaitement équipée, c’est-à-dire que vous pouvez bénéficier de matériel pédagogique comme un projecteur, un tableau blanc, des feutres, des micros, des écrans afin de diffuser tous les documents, graphiques et études prévues.
Il faudra également vérifier la connexion WIFI et s’assurer que ce soit une connexion haut débit afin que les participants n’attendent pas entre chaque page.
Le budget de la salle de réunion
Le budget d’une salle de réunion varie énormément selon son lieu géographique. Tout d’abord il existe de nombreuses différences entre Paris et la province.
Par ailleurs, une salle dans un hôtel de luxe sera obligatoirement plus chère qu’une salle de réunion dans un endroit « classique ».
La facture risque de grimper rapidement si vous rajoutez des options comme l’éclairage, la connexion WIFI, la télé, les équipements, le repas… Le budget dépend également du nombre de personnes, plus la salle sera grande et plus elle sera chère. Avant de choisir une salle de réunion, listez vos priorités, visitez des salles et surtout, demandez des devis !
Les services supplémentaires
Une salle de réunion parfaite est une salle qui offre des services supplémentaires. Plus le nombre de participants est élevé, plus les services seront appréciés. Dans un premier temps, il est important de pouvoir proposer un accès à l’extérieur, un jardin privé, une terrasse avec des fleurs qui permettent de se détendre et de fumer (pour ceux qui fument bien entendu).
Il faut également penser à prévoir une pause café (et croissant). Peut-être qu’un service de café-thé et croissant peut être amené dans la salle, ce qui éviterait aux participants de trop se déconcentrer.
Certains lieux peuvent aussi vous proposer des animations, telles qu’un photographe, ou un mentaliste.
Enfin, pour finir, le déjeuner est un point capital qu’il convient de prévoir. Faut-il laisser ses participants aller déjeuner où ils le souhaitent, ou prévoir des plateaux-repas dans la salle de réunion ?
Avant de laisser les participants aller déjeuner à l’extérieur, il faut déjà s’assurer qu’il existe des restaurants tout proches qui peuvent servir rapidement. Les participants risquent de perdre du temps, de s’éparpiller et de se déconcentrer aussi.
Le mieux est un service à domicile, principalement si le temps vous est précieux. Un service complémentaire de plateaux-repas est alors la meilleure des solutions, car tout le monde restera réuni dans la salle et dans la même ambiance.
Moins de fatigue, de stress, et plus de facilité à reprendre la réunion. Les services supplémentaires sont très importants lors du choix d’une salle de réunion !